팀장의 플로우 활용법 플로우 To-do 리스트 사용법

팀원들에게 업무를 맡겼는데 진행 상황이 보이지 않고, 누가 뭘 하고 있는지 헷갈릴 때가 많습니다. 이런 실무 혼선을 막으려면 ‘할 일(To-do)’을 잘 정리해야 합니다. 플로우의 To-do 리스트는 단순한 체크리스트를 넘어서, 업무 흐름과 일정, 담당자를 한 번에 연결할 수 있는 구조를 갖고 있습니다. 이번 글에서는 팀장이 직접 써본 실전 기준으로 To-do 리스트를 어떻게 써야 팀이 ‘제대로’ 움직이는지 알아보겠습니다.

 

 

 

 

“일 맡겼는데 이게 어디까지 됐는지 모르겠다”는 말, 이제 그만 듣고 싶습니다.

실무에서 제일 답답한 순간이 뭔지 아십니까? 업무를 분명히 분배해놨는데, 일이 어디까지 진행됐는지를 아무도 모를 때입니다. 누구는 “저는 다 했는데요?”라고 하고, 누구는 “그거 아직 자료가 안 와서요…”라고 하고, 보고하려고 보면 남은 건 이메일, 단톡방, 메모장… 어디에도 정리가 안 되어 있죠.

 

저도 팀장 되기 전에는 업무가 왜 이렇게 꼬이는지 몰랐습니다. 그런데 팀을 맡고 나니, 일이 안 되는 이유는 ‘일정’이나 ‘능력’보다 ‘기록되지 않은 할 일’ 때문이라는 걸 알게 됐어요. 그래서 여러 툴을 써봤습니다. 엑셀 체크리스트도 만들고, 구글 할 일도 써보고, 노션에도 할 일 템플릿 만들어봤죠. 그런데 다 관리자 입장에서는 괜찮은데, 팀원 입장에서는 불편하더라고요.

 

그런데 플로우는 좀 달랐습니다. 할 일을 업무 흐름 안에서 바로 정리할 수 있고, 담당자와 마감일을 바로 연결할 수 있고, 심지어 ‘할 일 전용 게시물’로도 정리되는 구조가 돼 있더라고요. 이번 글에서는 To-do 리스트 기능을 ‘그냥 체크만 하는 도구’가 아니라 팀 전체가 ‘어디까지 진행됐는지 한눈에 보는 도구’로 바꾸는 법을 제가 써온 방식 그대로 단계별로 정리해보겠습니다.

 

플로우 To-do 리스트 사용법, 업무가 보이게 만드는 방법

1. 단순한 ‘할 일’이 아니라, 업무의 핵심을 뽑아내서 리스트화

플로우에서 할 일(To-do)을 작성하려면 게시물 작성창이나 일정 등록창, 혹은 업무 탭 안에서 할 일 추가 버튼을 누르면 됩니다. 그런데 중요한 건, 그냥 ‘해야 할 일’만 쓰는 게 아니라 ‘업무 단위로 쪼갠 리스트’를 만드는 것입니다.

 

예를 들어 마케팅 캠페인을 준비한다고 했을 때, 할 일을 이렇게 쪼갤 수 있습니다.

기획안 초안 작성

내부 피드백 반영

외부 에이전시 전달

최종 확정본 정리

자료 배포용 PDF 변환

이걸 그냥 업무 하나에 다 넣으면 “언제 끝났지?” 싶은데, 이걸 할 일 리스트로 등록하면 어디까지 진행됐고, 어디서 막혔는지가 한눈에 보입니다.

 

 

2. 담당자, 마감일, 중요도까지 같이 적는 게 핵심

할 일을 만들 때 무조건 아래 3가지를 같이 입력합니다.

 

담당자 지정 – 이름만 입력하면 자동으로 팀원 리스트 나옴

마감일 설정 – 하루만 지정해도 일정과 자동 연동됨

상세 내용 – 필요시 관련 링크, 파일, 이전 업무 연결도 가능

 

이걸 안 하면 어떤 문제가 생기냐면요. 할 일은 등록돼 있는데 “이거 누가 하는 거지?” “이거 언제까지였지?” “관련 파일은 어디에 있지?” 이런 질문이 계속 생겨요.

 

플로우의 좋은 점은, 마감일이 달린 To-do는 일정 탭에서도 자동으로 보여지고, 담당자 기준으로도 업무 모아보기가 가능하다는 것입니다. 그래서 업무가 흐름처럼 연결되고, 누가 뭘 언제까지 하고 있는지가 숫자처럼 명확하게 드러나요.

 

 

3. 체크 완료하면 기록으로 남는다, 진짜 중요한 기능

할 일 항목에 체크하면 그걸로 끝이 아닙니다. 플로우는 완료 항목에 자동으로 체크 날짜가 남고, 완료 댓글도 달립니다. 이게 왜 중요하냐면, 실무에서 일정 놓치고도 “했었어요”라고 말할 때 누가 언제 완료했는지를 보여주는 기록이 있어야 하기 때문입니다.

 

또한 완료된 할 일은 회색 줄로 표시되기 때문에 진행 중/완료 상태가 시각적으로 바로 구분됩니다. 이런 게 쌓이면 업무 전체 진척률이 보여요. 예: 12개 중 9개 완료 → 75% 진행

 

팀 전체 To-do를 ‘한눈에 보는 대시보드’처럼 만들기

실무에서 가장 자주 받는 질문이 이겁니다. “팀원들이 지금 뭘 하고 있나요?” “진행 상황이 어디까지 왔나요?” 이걸 물어볼 때마다 파일 열고, 메신저 보고, 수기로 정리하면 늦습니다. To-do 리스트를 ‘대시보드’처럼 설정해두면 이런 질문 자체가 줄어듭니다.

 

1. ‘업무 탭’에서 필터 기능 제대로 활용하기

플로우의 ‘업무’ 탭은 단순 리스트가 아닙니다. 여기서 필터 기능을 잘 활용하면 담당자, 진행 상태, 마감일 기준으로 할 일을 빠르게 추려볼 수 있습니다.

 

“이번 주까지 해야 하는 일만 보기” → 마감일 기준 ‘이번 주’ 필터

“진행 중인 일만 보기” → 상태: 진행 중

“홍길동 담당 업무만 보기” → 담당자: 홍길동

 

이렇게 필터를 적용한 뷰는 저장해두고, ‘팀 일정’이나 ‘업무 대시보드’ 메뉴로 고정하면 매일 들어가서 다시 찾지 않아도 됩니다.

 

 

2. ‘완료된 일만 보기’도 중요한 대시보드입니다

진행률도 중요하지만, 완료된 할 일만 따로 보는 것도 정말 유용합니다. 특히 보고용으로 정리할 때는

 

어느 업무가 끝났고

누가 마감일을 지켰는지

어떤 업무가 몇 % 완료됐는지

이걸 시각적으로 보여줘야 하거든요.

플로우에서는 업무 카드별로 완료 비율도 자동 계산되기 때문에 체크된 항목이 많아질수록 팀 성과도 자연스럽게 보입니다. 이건 따로 보고서를 만들 필요 없이, 그냥 화면 보여주는 것만으로 충분합니다.

 

반복되는 할 일 등록은 자동화해야 팀장이 지치지 않는다

어떤 팀은 매주 반복되는 일이 많습니다.

 

예를 들면

월요일 주간 회의 준비

금요일 업무 보고

수요일 콘텐츠 발행

매달 첫째 주 고객 분석 회의

이걸 매번 새로 등록하고 복사하고 하다 보면 관리자가 일을 ‘기록하는 데 지치는’ 상황이 옵니다. 그래서 저는 아래처럼 구조를 바꿨습니다.

 

1. ‘템플릿 업무’ 만들고 복사해서 활용하기

플로우에서는 반복 기능은 없지만, 업무 카드를 템플릿처럼 만들어두고, 매주 복사해서 씁니다.

 

예: [템플릿] 주간 회의 준비 → 업무 내용: 안건 정리, 자료 공유, 회의록 작성 → 담당자: 회의 주관자 → 마감일: 매주 월요일 오전

이걸 그대로 복사해서 매주 등록하면 내용은 그대로, 마감일만 바꾸면 끝입니다.

 

 

2. 할 일 모음용 프로젝트 하나 만들어두기

‘반복 업무 전용 프로젝트’를 하나 만들고 그 안에 업무 템플릿을 전부 저장해두면 필요할 때마다 끌어다 쓰기 편합니다.

특히 신입이 들어왔을 때도 “이 프로젝트에 있는 업무 카드 복사해서 써” 라고만 하면 설명할 필요도 없고 바로 실무 투입이 됩니다.

 

 

3. 정기적으로 등록되는 할 일은 팀원에게 직접 맡긴다.

관리자 입장에서 반복 업무를 계속 등록하는 것도 일이 됩니다. 그래서 전 담당자에게 이렇게 말합니다.

 

“이번 주도 똑같은 구조니까, 지난주 업무 복사해서 등록해줘요.”

한두 번 해주면 그다음부터는 팀원이 스스로 “할 일 복사해서 넣어뒀습니다” 하고 알려옵니다. 반복은 ‘팀원에게 습관화’시키는 게 가장 효율적입니다.

 

팀원들이 스스로 등록하고 정리하게 만드는 문화 만들기

툴은 툴일 뿐이고, 결국은 사람이 씁니다. To-do 리스트도 마찬가지예요. 관리자가 다 적는 구조는 오래 못 갑니다. 팀원들이 스스로 등록하고 정리해야 진짜 살아 있는 리스트가 됩니다.

 

1. 회의 중에 바로 등록하게 하기

저는 회의할 때 항상 이렇게 말합니다.

“이건 이번 주 업무니까 지금 플로우에 등록해주세요.” “그거 할 일이죠? 바로 할 일 탭에 추가하세요.”

이걸 몇 번 하다 보면 회의 끝나고 플로우에 가보면 다 등록돼 있습니다. ‘회의록’과 ‘할 일’이 연결되면 그게 바로 액션 중심 회의입니다.

 

2. ‘할 일 등록’은 곧 책임이라는 인식 만들기

할 일을 등록하면 담당자, 마감일이 들어갑니다. 그걸 눈으로 보는 순간 그 업무는 자동으로 ‘누가 해야 할 일’로 인식됩니다. 그래서 팀원에게 직접 등록하게 유도하는 이유가 그겁니다. “제가 등록 안 했어요” “누가 등록한 줄 몰랐어요” 이런 말은 점점 줄어들어요.

 

 

3. ‘잘 정리한 할 일’을 회의 때 칭찬해주기

이건 아주 간단하지만 효과 큽니다. “이번 주에는 ○○씨가 할 일을 잘 등록해줘서 업무 조율하기 좋았어요.”

“할 일에 첨부파일까지 정리해둔 거 아주 보기 좋았습니다.”

이런 피드백 한 줄이면 다음 회의부터 다른 팀원들도 더 정리해서 등록하려고 합니다. 툴을 잘 쓰게 만드는 건 기능이 아니라 피드백입니다.

 

플로우의 To-do는 체크리스트가 아니라 ‘팀 전체의 지도’입니다.

이제는 단순히 ‘해야 할 일’만 나열하는 걸로는 팀의 흐름을 따라갈 수 없습니다. To-do 리스트는 개인 체크리스트가 아니라 팀 전체의 업무 흐름을 시각화하는 도구입니다.

 

누가 뭘 언제까지 해야 하는지, 뭐가 끝났고, 뭐가 진행 중인지, 반복되는 일은 어떻게 구조화할지, 팀원들은 어떻게 참여하고 책임질지, 이 모든 걸 플로우의 To-do 리스트 하나로 정리할 수 있습니다. 그리고 그걸 실제로 가능하게 만드는 건 툴이 아니라 팀장의 설정, 팀장의 습관, 팀장의 리드입니다.

 

할 일 하나 정리하는 게, 사실은 팀 하나를 정리하는 시작이 될 수도 있습니다. 그걸 플로우에서 직접 경험해보시길 추천드립니다.