초보자 노션 활용법 실무에 바로쓰는 To-do 리스트 사용법

일정이 꼬이고 우선순위가 뒤섞이면 일하기 전에 이미 지칩니다. 이럴 땐 머릿속 정리부터 다시 해야 하는데, 그 시작은 제대로 된 할 일 관리입니다. 노션의 To-do 리스트 기능은 단순 체크리스트를 넘어, 업무 흐름을 정리하고, 마감일을 추적하며, 팀원 간 협업까지 가능하게 도와주는 강력한 기능입니다. 이 글에서는 실무에 바로 쓸 수 있는 노션의 할 일 정리법을 하나씩 알아보겠습니다.

 

 

 

 

머릿속이 복잡할수록, 할 일 정리는 도구에 맡기자

회사에서 하루에도 수십 가지 일이 생깁니다. 메일 확인, 회의 준비, 보고서 작성, 갑작스러운 피드백 대응… 이런 일들을 일일이 기억하려고 하다 보면, 정작 중요한 일을 놓치기 십상입니다. 머릿속은 늘 바쁜데 실제 성과는 별로 없는 상태가 되는 거죠.

 

이럴 때 필요한 게 바로 ‘할 일(To-do)’ 정리입니다. 사실 포스트잇이나 수첩으로도 어느 정도는 할 수 있습니다. 그런데 일이 많아지고, 마감일이 생기고, 다른 팀원과 협업해야 한다면? 단순한 체크리스트로는 도저히 감당이 안 됩니다.

 

그래서 요즘은 실무에서 노션을 많이 씁니다. 노션은 단순히 텍스트로 ‘할 일’만 나열하는 게 아니라, 마감일, 우선순위, 담당자, 업무 상태, 같은 필드를 붙여서 ‘업무의 흐름’ 전체를 관리할 수 있는 시스템입니다.

 

이번 글에서는 노션 To-do 리스트 기능을 실무에서 어떻게 써야 진짜 유용한지 알려드리겠습니다. 특히 마감일 자꾸 놓치는 분, 업무 정리하면서도 자꾸 겹치고 빼먹는 분께 꼭 필요한 내용입니다.

 

회사 일정 정리하는 법노션 To-do 리스트를 제대로 쓰는 포인트

1. 단순 체크리스트를 넘어서, 데이터베이스로 시작하기

노션에서는 가장 기본적인 To-do 리스트는 단순한 체크박스로도 만들 수 있습니다. 하지만 회사 업무용으로 쓰려면, 데이터베이스(DB) 형태로 시작하는 게 훨씬 낫습니다.

 

테이블 뷰로 항목을 입력하고

할 일마다 상태(예정/진행 중/완료)를 넣고

마감일(Date), 우선순위(Select), 담당자(Person) 같은 속성을 붙이면 → 단순한 체크리스트가 완전한 업무 트래커가 됩니다.

 

이렇게 구성해두면 단순히 체크만 하는 게 아니라

정렬: 마감일 순, 우선순위 순으로 보기

필터링: 내 업무만, 이번 주 마감 항목만 보기

상태관리: 완료된 업무만 따로 모아보기 같은 고급 기능까지 한 번에 가능해집니다.

 

 

2. 뷰(View) 바꿔가며 다양한 방식으로 관리

노션의 강점은 똑같은 데이터를 다양한 방식으로 보여줄 수 있다는 겁니다.

 

테이블 뷰: 업무를 표 형태로 깔끔하게 정리

칸반 보드 뷰: 상태별(예정/진행/완료)로 시각화

캘린더 뷰: 마감일 중심으로 스케줄 확인

 

예를 들어, 아침엔 테이블 뷰로 오늘 할 일 확인하고, 업무 중간엔 칸반 보드로 진행 상태를 확인하고, 주간 회의 전엔 캘린더 뷰로 마감일 정리하는 식으로 하나의 데이터베이스로 다양한 방식의 업무 흐름 파악이 가능합니다.

 

 

3. 반복되는 할 일은 템플릿으로 저장

매주 월요일마다 하는 업무가 있다면? 매달 말에 보고서를 내야 한다면? 그걸 매번 새로 만드는 건 비효율이죠.

 

노션에선 To-do 항목을 템플릿으로 저장할 수 있어서,

 

“주간 업무 템플릿”

“월말 보고 체크리스트”

“신입 사원 온보딩 업무 리스트” 같은 걸 미리 만들어두고 클릭 한 번이면 불러올 수 있습니다.

 

반복되는 일을 자동화하면, 정신적인 피로도도 확 줄어듭니다. 이건 써본 분들은 다 공감하실 겁니다.

 

 

4. 담당자 지정과 알림으로 협업도 함께

혼자만 쓰는 To-do 리스트라면 종이도 좋겠지만, 회사에선 팀원들과의 협업이 빠질 수 없습니다. 노션에서는 할 일 항목마다 담당자를 지정할 수 있습니다. 게다가 마감일도 설정해두면 노션 앱에서 알림이 자동으로 뜹니다. (노션 데스크탑, 모바일 모두 가능)

 

이렇게 하면 “이거 누가 하기로 했죠?” “그거 마감 언제였죠?” 같은 질문이 줄어들고, 업무 책임 소재도 명확해집니다.

 

2: To-do 리스트를 일간/주간 대시보드와 연결하는 법

회사에서 진짜 중요한 건 ‘지금 내가 해야 할 일’과 ‘이번 주 안에 끝내야 할 일’을 놓치지 않는 겁니다. 노션의 좋은 점은 이걸 따로 복붙하거나 정리할 필요 없이, 자동으로 대시보드를 구성할 수 있다는 점이죠.

 

1. 링크드 DB로 내 업무 대시보드 만들기

To-do 리스트를 데이터베이스(DB)로 만들었다면, 새 페이지를 하나 열고 ‘링크드 데이터베이스’ 추가하면 됩니다. 그럼 기존에 만든 할 일 목록을 다른 페이지에서도 불러와서 쓸 수 있어요.

 

여기서 중요한 건 필터 설정입니다.

일간 대시보드: 마감일이 오늘인 항목만 보기

주간 대시보드: 마감일이 이번 주인 항목만 보기

내 업무만 보기: 담당자 = 나로 필터 설정

이렇게 조건을 정리해두면, 매일 아침 출근해서 대시보드만 열면 오늘 해야 할 일이 자동으로 정리되어 나옵니다. “이건 어제 했던 건가? 아직 안 끝났나?” 이런 헷갈림이 없어져요.

 

2. 상태별로 구분된 보드 뷰 함께 사용하기

대시보드에는 표(table)로 된 리스트뿐 아니라 칸반보드(View: board)를 함께 넣는 것도 추천드립니다.

 

‘예정’ → ‘진행 중’ → ‘완료’ 흐름대로 작업이 옮겨가면서 시각적으로 진행 상황이 보입니다. 특히 회의 전에 한눈에 보여주기 좋고, 본인이 스스로 작업 속도를 점검할 때도 이 방식이 직관적이에요.

 

 

슬랙, 구글캘린더와 연동해서 실무 흐름에 맞추는 팁

사실 노션만 써도 일정 관리나 업무 흐름 파악은 충분합니다. 그런데 회사에서 이미 쓰고 있는 툴들이 있다면, 노션과 연동해서 중복 작업을 줄이는 게 더 효율적이죠.

 

1. 구글캘린더 연동

노션은 아직 구글캘린더랑 100% 실시간 양방향 연동은 안 되지만, Zapier나 Make(구 Integromat) 같은 자동화 툴을 이용하면 일정 기반 연동은 가능합니다.

 

노션에서 To-do 항목을 만들면 → 구글캘린더에 일정 자동 생성

반대로 구글캘린더 일정이 생기면 → 노션에도 기록

 

이렇게 하면, 일정 따로 만들고 다시 옮겨 적는 귀찮은 반복 작업 없이 한 번에 정리됩니다. 영업, 마케팅, 외근 많은 부서에서 특히 유용합니다.

 

 

2. 슬랙 연동

슬랙은 알림 중심 도구다 보니, 노션에 변경이 생겼을 때 실시간 알림을 슬랙으로 받아보는 방식이 좋습니다.

 

새로운 할 일 추가 시 → 슬랙 채널에 알림

담당자가 바뀌면 → 슬랙으로 자동 통보

마감일 하루 전 → 슬랙 DM 알림

 

업무 빠듯한 팀에서는 이게 꽤 큽니다. 특히 팀장 입장에서 “얘가 할 일 알고 있는 건가?” 싶은 불안감이 줄어들어요.

 

 팀장/관리자가 보는 To-do 대시보드, 팀 전체 흐름 한눈에 보는 법

관리자 입장에선 전체 흐름이 보이는 구조가 중요합니다. 노션은 필터링과 정렬만 잘 해두면 팀 전체 업무 상태를 한 페이지에 정리할 수 있어요.

 

1. 팀원별 업무 리스트 뷰

기존 To-do 리스트를 불러와서 담당자 기준으로 그룹화하면,

 

누구에게 어떤 일이 배정됐고

어느 항목이 지연되고 있는지

어떤 업무가 완료됐는지

한눈에 확인 가능합니다.

 

보통 “누가 뭘 하고 있는지 모르겠다”는 건 도구의 문제입니다. 노션만 잘 세팅해두면 그런 걱정 거의 사라집니다.

 

2. 업무 현황 요약 보드

상태(Status) 기준으로 ‘예정 / 진행 중 / 완료’ 항목을 요약해서 진행률을 롤업으로 표시해두면, “이번 주 업무 70% 진행 중” 같은 식의 시각적 현황판이 완성됩니다.

 

여기에 ‘우선순위 높은 작업만 필터링’해 놓으면, 회의나 보고용으로도 아주 좋습니다.

 

 

할 일 정리의 핵심은 ‘기억이 아니라 흐름’이다.

많은 분들이 할 일을 기억하려고 합니다. 수첩에 적어두고, 메신저로 남기고, 메일로 다시 확인하죠. 그런데 일이 많아질수록, 기억력에 의존하는 방식은 반드시 틀어집니다.

 

노션 To-do 리스트는 단순한 메모장이 아닙니다. 업무 흐름을 정리하고, 책임자를 지정하고, 마감일을 추적하고, 전체 진행 상황을 한 화면에서 보여주는 실무형 도구입니다.

 

오늘 뭘 해야 하는지 헷갈릴 때, 팀원이 어떤 일을 맡고 있는지 애매할 때,  마감일을 놓쳐서 전체 일정이 밀릴 때, 이럴 때 노션 하나면 충분합니다. 처음엔 조금 낯설 수 있지만, To-do 리스트부터 차근차근 써보면 ‘일을 정리하는 방식 자체’가 달라집니다.

 

그리고 중요한 건, 이건 실행 가능한 도구라는 겁니다. 계획만 세우는 게 아니라, 지금 이 순간 해야 할 일을 눈앞에 보여주는 방식, 그게 바로 노션 To-do 리스트의 진짜 강점입니다.