팀장의 플로우 활용법 플로우 처음 사용자를 위한 템플릿 만드는 법

매번 똑같은 회의, 반복되는 업무 요청, 자주 쓰는 보고 양식. 플로우를 쓴다면 이 모든 걸 템플릿으로 정리해서 ‘한 번 만들고 계속 쓰는 구조’로 바꾸는 게 정답입니다. 이번 글에서는 40대 팀장 관점에서, 실무에서 직접 써보고 검증한 ‘플로우 템플릿 만드는 법’을 실제 예시 중심으로 알아보겠습니다. 

 

 

 

 

“그 문서 지난번에도 만들지 않았나?” 이 말이 나오면 이제 템플릿 쓸 때입니다

제가 팀장 되고 나서 제일 많이 들은 말이 하나 있습니다. “이거 지난번에 만든 거 다시 해야 하나요?” “이 문서 예전에 누구도 비슷하게 정리했었는데…” “그때 회의록이랑 오늘 회의랑 거의 똑같아요.”

 

한두 번은 그냥 넘어갈 수 있습니다. 근데 이게 1주일에 3번, 한 달에 10번만 반복돼도 팀 전체가 불필요한 시간 낭비에 시달리게 됩니다. 사실 업무란 게 매번 새로울 것 같지만 실제로는 “패턴”이 있는 반복 작업이 대부분입니다. 그걸 매번 새로 한다는 건 실제로 같은 실수를 반복하고 있다는 얘기이기도 하죠.

 

그래서 저는 어느 시점부터 ‘이건 다음에도 또 쓰겠다’ 싶은 건 그 자리에서 바로 ‘플로우 템플릿’으로 만들어두고 복사해서 쓰는 구조로 바꿨습니다. 회의록, 업무 요청서, 기획 초안, 제안서 양식, 주간 보고서까지 그냥 그대로 ‘틀’만 잡아놓고 다음 번에 불러와서 제목이랑 담당자, 날짜만 바꾸면 끝. 시간은 줄고, 품질은 일정해지고, 실수는 줄어들었습니다.

 

오늘은 제가 실제로 쓰고 있는 플로우 템플릿 만드는 방식과 팁을 그대로 정리해보겠습니다. 따로 공부하지 않아도 플로우 쓰고 계시다면 바로 적용하실 수 있습니다.

 

플로우 템플릿 만드는 법

1. 템플릿으로 만들고 싶은 업무를 먼저 정의한다

가장 먼저 해야 할 건 “이 업무는 반복될 것인가?”를 구분하는 일입니다. 예를 들어 이런 업무가 대표적입니다:

 

주간회의 회의록

월간 보고서

광고주 피드백 회신 양식

콘텐츠 초안 작성 플로우

신규 입사자 온보딩 체크리스트

견적 요청 프로세스

 

→ 이런 건 한두 번만 해보면 다음에도 90% 똑같이 씁니다. 그럼 이걸 기준으로 플로우에서 전용 프로젝트나 게시판을 만듭니다.

 

 

2. 프로젝트 생성 → ‘템플릿으로 저장할 프로젝트’로 구분해 운영

플로우에서는 기존 프로젝트를 템플릿으로 저장할 수 있는 기능이 있습니다.  실제 순서는 다음과 같습니다:

 

1. 플로우에서 새 프로젝트 생성 예: [템플릿] 주간회의 보드

 

2. 게시판 구성

 

회의 안건

회의록

업무 할당

회의 결과 정리

 

3. 게시글 예시 몇 개 등록 예시 회의록, 업무요청 틀, 할 일 체크리스트 등

 

4. 우측 상단 ‘…’ 메뉴 클릭 → [프로젝트 템플릿으로 저장] 선택 → 저장 시 이름, 설명 입력 가능

이렇게 하면 다음부터 이 템플릿을 복사해서 새로운 회의 프로젝트나 업무 보드를 1분 안에 만들 수 있습니다.

 

 

3. 게시글도 템플릿처럼 복사해서 활용 가능

플로우에서 게시글 단위로 템플릿은 따로 저장되지 않지만, 게시글 복사 기능을 활용하면 실질적으로 템플릿처럼 쓸 수 있습니다.

 

예를들면

 

[게시글 제목] [업무요청] 5월 콘텐츠 초안 요청

 

요청일 / 마감일

 

요청자 / 담당자

 

필요자료 첨부

 

진행상황 업데이트 방식

 

이걸 상단 고정해두고, 매번 복사해서 새 업무로 등록하면 됩니다.  팀원들에게도 “이 양식으로 업무 등록해주세요”라고 요청하면 업무 양식이 표준화되고 공유도 쉬워집니다.

 

 

4. 자주 쓰는 템플릿은 회사 공용 템플릿으로 설정

플로우에서는 회사 단위로 공용 템플릿 저장이 가능합니다. (관리자 권한 필요)

 

기본 템플릿 외에 우리 회사만의 ‘업무 시작 틀’을 등록해두고 새로운 프로젝트 생성 시 바로 선택할 수 있게 설정 가능합니다.

 

예를 들어

[회사 내부 제안서 기본 구조]

[고객사 피드백 수렴용 보드]

 

[월간 리포트 프로젝트 템플릿] 이런 것들이 미리 등록돼 있으면 새로운 업무 생길 때마다 ‘맨땅’에서 시작하지 않아도 됩니다.

 

 

5. 템플릿을 진짜로 쓰게 만드는 팁, 팀장이 먼저 보여줘야 한다.

아무리 좋은 템플릿을 만들어도 팀원들이 안 쓰면 무용지물입니다. 그래서 저는 다음과 같이 운영합니다. 회의 때는 무조건 템플릿 회의록 양식으로 기록 업무 요청할 때도 “이 양식 복사해서 등록해주세요”

 

신규 업무 생기면 “이 프로젝트는 이 템플릿으로 시작할게요”

월요일 오전은 ‘템플릿 기반 업무 초기화 시간’으로 고정

 

→ 팀장이 먼저 이 흐름을 ‘일상화’하면 → 팀원들도 자연스럽게 따라오고 → **결국엔 ‘업무가 시스템처럼 굴러가는 구조’**가 만들어집니다.

 

템플릿을 실제 업무에 ‘자연스럽게’ 연결해야 진짜 효과가 납니다.

플로우에서 템플릿을 만들어두는 건 시작일 뿐이고, 실제 업무에 녹여내는 게 핵심입니다. “있는 거 알아요, 근데 잘 안 써요.” 이 소리 나오면 이미 실패한 거죠. 제가 실제로 적용해보고 효과 본 방식은 ‘흐름 안에서 템플릿을 쓰게 만드는 구조’입니다. 툴을 강요하는 게 아니라, “이걸 쓰는 게 더 빠르다”는 경험을 먼저 주는 방식입니다.

 

1. 업무의 시작을 ‘템플릿 복사’로 고정한다

새로운 업무가 생겼을 때 제일 먼저 하는 게 뭔가요? 보통은 회의하자, 대화하자, 말로 주고받자입니다. 그런데 저는 “일단 템플릿 복사부터 해주세요”라고 말합니다.

 

예를들면

제안서 만들기 시작 → 제안서 작성 템플릿 복사 → 담당자 지정하고, 구조만 유지한 채 내용 채워넣기

외주사 피드백 정리 → 외주 피드백 양식 복사 → 체크박스 중심으로 정리 후 전달

 

→ 이 흐름이 반복되면 팀원들도 어느 순간 “그거 템플릿 있잖아요” “복사해서 쓰면 빠르죠” 이렇게 말하게 됩니다.

 

 

2. 회의록, 보고서, 업무요청은 템플릿으로 자동화

실무에서 제일 많이 반복되는 게

 

회의록

업무 지시

주간 보고 이 세 가지입니다.

그래서 저는 아래 3가지 템플릿을 아예 ‘상단 고정’해두고 누구든 복사해서 쓰게 해놨습니다.

 

① 회의록 템플릿

 

제목: [회의명] 회의록

 

일시 / 참석자 / 안건

 

논의 내용

 

결정사항

 

후속 업무

 

첨부자료 링크

 

→ 이건 회의 끝나자마자 정리하면 끝입니다. → 내용만 채워서 ‘완료’ 누르면 공유까지 자동.

 

 

② 업무 요청서 템플릿

 

제목: [업무명] 요청

 

요청자 / 담당자 / 마감일

 

요청 내용 상세

 

참고자료 링크

 

상태: 요청 / 진행 중 / 완료

 

→ 이걸 팀원들이 직접 복사해서 쓰게 하면 업무 흐름이 ‘메신저가 아니라 기록 기반’으로 움직입니다.

 

 

③ 주간 보고 템플릿

 

제목: [팀명] 주간 리포트 (날짜)

 

이번 주 진행한 업무

 

다음 주 예정

 

요청사항

 

참고자료

 

→ 팀장이 리포트 만들지 않아도 팀원들이 템플릿 복사해서 정리하고 올리면 자연스럽게 ‘보고 시스템’이 굴러갑니다.

 

 

템플릿이 쌓이면, 팀의 지식이 시스템처럼 남습니다.

여기서 중요한 건 템플릿을 한두 번 쓰고 말 게 아니라 “회사 자산으로 쌓이게 만드는 구조”를 만드는 겁니다.

 

1. ‘프로젝트 템플릿 보관소’를 따로 만들자

저는 ‘템플릿 저장소’라는 전용 프로젝트를 만들어서

 

회의 템플릿

 

제안서 템플릿

 

온보딩 템플릿

 

기획안 초안 구조

 

내부 공지 양식 이런 것들을 전부 분류해서 올려두고 있습니다.

복잡하게 문서로 만들 필요도 없습니다. 플로우 게시판에 게시글 형태로 올려두고 복사해서 쓰세요만 붙여두면 끝입니다.

 

 

2. 템플릿을 ‘자주 쓰는 형식’이 아니라 ‘표준 업무 흐름’으로 전환

템플릿이 많아지면 그걸 단순 양식으로 쓰는 게 아니라 “우리 팀은 이 방식으로 일합니다”라는 표준이 됩니다.

 

업무 요청할 땐 무조건 ‘업무 템플릿’ 양식으로

 

회의록은 정해진 체크리스트 양식으로

 

피드백은 ‘의견 / 수정 / 검토일자’ 구조로

 

이렇게 되면 팀원마다 일하는 스타일이 달라도 결과물은 항상 일정한 퀄리티를 유지하게 됩니다.

 

 

3. 퇴사자 생겨도, 신입이 와도 그대로 이어지는 시스템

가장 실무에서 강력한 효과는 이겁니다. 어떤 팀원이 퇴사해도, 그 사람이 쓰던 회의록, 보고서, 요청서 양식이 템플릿으로 남아 있어서 다음 사람이 바로 이어받을 수 있다는 것.

 

반대로 신입이 들어오면 “이 양식 보고 따라하면 돼요” 한 마디면 적응 시간도 확 줄어듭니다. 결국 템플릿은 사람이 바뀌어도 흐름이 바뀌지 않게 만드는 팀 시스템의 골격입니다.

 

 

템플릿을 만든다는 건, ‘하나하나 일하지 않아도 되게 만드는 일’입니다.

업무는 결국 반복입니다. 회의는 또 있고, 보고서는 또 만들고, 업무 요청은 매번 나갑니다. 그걸 매번 새로 쓴다는 건 시간을 낭비하고 있다는 증거고, 반복할 걸 줄이면 남는 건 속도, 정확도, 팀 여유입니다. 플로우 템플릿은 그걸 가능하게 해주는 실전 도구입니다.

 

팀장은 시간을 줄이고, 팀원은 기준을 따라가고, 회사는 일의 흐름을 기록하고, 하나하나 만들다 보면 어느 순간 ‘일 잘하는 팀’이 아니라 ‘일이 굴러가는 팀’이 됩니다. 그게 진짜 성과고, 그 출발이 바로 지금 만든 템플릿 한 줄일 수 있습니다.