팀장의 플로우 활용법 플로우로 일주일치 업무 캘린더 만드는 법

회의가 겹치고 마감이 뒤섞이는 이유는 업무가 많아서가 아니라, 일주일 계획이 명확하게 정리되지 않아서입니다. 플로우의 캘린더 기능을 활용하면 주간 단위 업무를 정리하고, 팀 전체 일정까지 시각화할 수 있어 협업 효율이 높아집니다. 이번 글에서는 40대 팀장이 실무에서 실제로 사용 중인 플로우 주간 업무 캘린더 세팅법을 알아보겠습니다.

 

 

 

 

일은 많은데 하루가 모자라다면, 주간 캘린더부터 세팅하세요.

하루하루 업무에 치이다 보면 어느 순간 “지금 무슨 일을 하고 있는 거지?”라는 생각이 들기 시작합니다. 회의는 하루에 몇 개씩 잡히고, 중간에 전화나 외부 미팅까지 끼면 정작 해야 할 일은 저녁에 몰아서 처리하는 상황이 되곤 하죠.

 

저도 한때는 그냥 종이 수첩에다가 ‘할 일’만 써놓고 급한 순서대로 처리하던 시절이 있었습니다. 근데 어느 날 보니까 팀원 일정과 제가 맞지 않아서 중복 업무가 생기고, 보고서 마감일을 착각해서 대표님께 미안한 일도 있었죠. 그 뒤로 바꿨습니다. 일주일치 일정을 캘린더에 세팅하고, 회의·업무·외부 일정까지 하나로 정리하는 주간 흐름을 만들기 시작했어요.

 

플로우를 쓰면서 이걸 훨씬 더 쉽게 관리할 수 있게 됐고, 요즘은 “이번 주에 뭘 할지, 누가 뭘 할지”를 단 10분이면 전체 팀과 공유할 수 있습니다. 오늘은 제가 어떻게 플로우를 활용해서 일주일치 업무 캘린더를 정리하는지 실제 팀 운영 방식 그대로 정리해보겠습니다.

 

플로우로 일주일치 업무 캘린더 만드는 법 

1단계: 프로젝트 캘린더 탭에서 ‘주간 보기’로 전환

플로우에서는 각 프로젝트마다 ‘캘린더 탭’이 있습니다. 보통 기본값은 월간 보기인데, 저는 반드시 ‘주간 보기’로 바꿔서 씁니다.

 

왜냐하면 주간 보기를 써야

회의 시간 겹침 여부

업무와 미팅 간 간격

하루 업무량 편차 이런 걸 한눈에 확인할 수 있기 때문입니다.

 

특히 업무가 몰리는 팀일수록 주간 단위로 리듬을 만드는 게 중요합니다. 설정 방법은 간단합니다.

프로젝트 → 캘린더 탭 → 오른쪽 상단 보기 설정 → ‘주간’ 선택

그럼 월금 또는 월일 기준으로 시간대별 일정을 배치할 수 있고, 회의, 업무 마감, 외근 일정이 겹치지 않게 조율할 수 있어요.

 

 

2단계: 일정을 등록할 때는 ‘제목 + 담당자 + 시간’까지 정확히 입력

일정을 등록할 땐 무조건 아래 3가지를 다 입력합니다.

 

1. 제목: 회의, 업무, 마감일 등 정확히 구분 예: [회의] 디자인 피드백 / [업무] 광고 문안 작성

2. 시간: 정확한 시작·종료 시간 입력 예: 10:00~11:00

3. 담당자 태그: 반드시 팀원 지정 (예: 김대리, 홍대리)

플로우는 일정을 등록하면 자동으로 담당자에게 알림이 가고, 캘린더에도 시간대별로 표시됩니다.

 

그리고 업무 일정에 색상 태그를 설정해두면

회의는 파란색

마감은 빨간색

외근은 회색 이렇게 구분해서 시각적으로 관리하기도 좋습니다.

 

 

3단계: 하루 일정은 3개 이상 넘기지 않는다, 현실적인 캘린더 운영법

주간 캘린더를 만들면서 가장 중요한 건 일정을 ‘욕심’대로 넣지 않는 것입니다.

 

보통 하루에

회의 1~2개

업무 집중 시간 2~3시간

자료 준비나 피드백 시간 이렇게 잡으면 딱 좋습니다.

 

그래서 저는 하루에 등록되는 일정은 최대 3개까지만 허용하고, 나머지는 ‘예비 시간’이나 ‘버퍼 업무’로 따로 빼둡니다.

 

예를 들어

오전 10시: 주간 회의

오후 1시~3시: 제안서 초안 작업

오후 4시~5시: 외부 미팅

 

이렇게 하루를 채우고, 그 외 요청 사항은 ‘다음 날 이후’로 넘깁니다. 이게 쌓이면 일정에 여유가 생기고, 실제 완료율도 훨씬 높아집니다.

 

팀원과 일정을 공유하는 방식, ‘등록’보다 ‘보게 만드는’ 게 핵심

플로우에서 일정을 아무리 잘 만들어도 팀원들이 그걸 안 보면 소용없습니다. 그래서 중요한 건 ‘어떻게 등록하느냐’보다 “팀원들이 그 일정을 보게 만드는 구조”를 만드는 거예요.

 

1. 프로젝트 내 일정은 자동 공유되지만, 멘션과 리마인드가 있어야 산다

플로우의 일정은 같은 프로젝트에 있는 사람끼리는 자동으로 공유됩니다. 하지만 문제는 “팀원이 그걸 실제로 보느냐”예요.

 

그래서 저는 일정 등록할 때

게시글로 안내 + 일정 등록 링크 첨부, 일정 제목에 회의/마감/외근 구분을 명확히 적고, 본문에 @김대리, @홍사원 이런 식으로 멘션 추가, 이렇게까지 해두면 플로우 알림이 가고, 팀원들이 바로 클릭해서 일정을 확인합니다.

 

그리고 회의가 많은 팀이라면 월요일 오전에 ‘이번 주 일정 전체 요약’ 게시글을 한 번 올려주는 것도 좋습니다. 팀원 모두가 자기 일정 외에 ‘전체 흐름’을 볼 수 있는 구조가 되거든요.

 

 

2. 일정 등록 시 체크사항: “이건 반드시 넣어야 본다”

 

일정 제목: [회의] 주간 공유 / [업무] 제안서 작성 / [외근] 고객사 미팅

 

시간: 시작·종료 반드시 입력 (예: 13:00~14:00)

 

장소 or 링크: 줌 주소, 오프라인 회의실 등

 

담당자: 누가 관련돼 있는지 명확히

 

설명: 안건이나 준비사항 간단히

이렇게 작성하면 일정을 클릭하는 순간 “언제, 어디서, 누가, 뭘, 왜” 하는지 한눈에 보이는 실전형 일정이 됩니다.

 

 

구글 캘린더와 연동하면 외부 일정까지 한눈에 정리된다.

플로우로 일정 관리를 하다 보면 외부 일정은 구글 캘린더로 관리하는 경우도 많죠. 특히 외근 많은 영업팀, 외부 미팅 많은 팀장, 임원 일정 공유, 이런 경우에는 구글 캘린더와 플로우를 연결해서 하나의 캘린더에 전부 통합하는 게 훨씬 효율적입니다.

 

1. 일정 단건 연동, 구글 캘린더에 개별 등록

플로우에서는 일정을 구글 캘린더에 ‘개별 등록’할 수 있는 기능이 있습니다. 방법은 간단합니다:

 

1. 일정 등록 후, 일정 상세 보기

2. 오른쪽 상단 ‘…’ 메뉴 클릭

3. ‘구글 캘린더에 등록’ 선택

4. 구글 계정 로그인 → 저장

이렇게 하면 플로우에 있는 일정이 내 구글 캘린더에도 자동으로 등록됩니다. PC에서도 보이고, 휴대폰 알림으로도 바로 확인할 수 있죠.

 

 

2. 반복 일정은 미리 세팅해서 매주 자동 등록

매주 반복되는 일정은 플로우에서 직접 반복 등록은 어렵지만, 한 주 일정을 구글 캘린더에서 반복 설정하면 외부 연동까지는 매끄럽게 됩니다.

 

매주 월요일 오전 10시 주간회의

매주 금요일 오후 4시 업무 마감 정리 이런 일정은 구글 캘린더에서 반복 설정한 뒤 플로우에도 기본 일정을 복사해 넣으면 됩니다.

 

 

3. 연동 시 주의점, 일정 충돌 정리

구글과 플로우 일정이 서로 중복될 수 있기 때문에 매주 월요일 오전 1회 전체 일정 정리 시간을 갖는 게 좋습니다.

저는 매주 월요일 오전 9시, ‘플로우 주간 캘린더 정리 → 구글 캘린더 대조 → 겹치는 일정 확인’ 이렇게 10분 정도만 쓰고 있습니다.

이걸로 회의 겹침, 일정 누락은 거의 막을 수 있어요.

 

 

슬랙과 자동 알림 연결, 일정이 시스템처럼 알려주는 구조

요즘 회사들은 대부분 슬랙 씁니다. 문제는 플로우에 일정 올려도 슬랙을 메인 커뮤니케이션 채널로 쓰는 팀은 놓치는 경우가 많다는 거예요. 그래서 저는 중요 일정은 슬랙으로도 자동 알림이 가게 만들어놨습니다.

 

1. 수동 링크 공유, 제일 간단한 방식

 

플로우 일정 등록

 

일정 상세에서 ‘링크 복사’

 

슬랙 채널에 붙여넣기 + 멘션

 

예시:

 

[📅 일정 안내] [회의] 4/30 제품 기획 회의 – 10:00~11:00 👉 [플로우 일정 링크]

 

이렇게만 해도 슬랙 채널에 실시간 공유가 되고 모바일에서도 바로 확인할 수 있습니다.

 

 

 

2. Zapier나 Make 사용해 자동화

슬랙과 플로우는 직접 연동은 안 되지만 Zapier, Make(구 Integromat) 같은 자동화 툴을 쓰면 “플로우에 일정이 등록되면 → 슬랙으로 메시지 발송” 이런 자동 흐름을 만들 수 있습니다.

 

자동화 구축 예:

트리거: 플로우 일정 새로 등록

 

액션: 슬랙 특정 채널로 메시지 발송

 

내용: 일정 제목, 시간, 담당자, 링크

 

한 번만 설정해두면 매번 수동 공유할 필요 없이 플로우에서 일정만 등록해도 슬랙 채널로 자동 알림이 갑니다. 회의, 마감, 외부 미팅까지 누락 없이 팀원들이 챙기게 되는 거죠.

 

주간 캘린더를 제대로 만들면, 회의가 줄고 일의 속도가 붙는다.

캘린더는 일정만 적는 공간이 아닙니다. 일의 흐름을 정리하고, 누가 무엇을 언제까지 할지를 시각적으로 보여주는 시스템입니다. 플로우의 캘린더 기능을 잘 쓰면, 팀원 간 일정 겹침 줄고, 회의 준비도 간편해지고, 전체 팀 리듬이 잡힙니다. 그리고 이걸 구글 캘린더와 연결해서 외부 일정까지 통합하고, 슬랙과 자동 알림을 연결해서 전파 구조를 만들면, 이제는 누가 일정 빼먹는 일이 거의 사라집니다.

 

저도 예전엔 단톡방, 구글캘린더, 수첩, 엑셀 다 따로 썼는데 지금은 플로우 하나로 통일된 이후 보고도 간단해지고, 공유도 정확해졌어요. 툴을 잘 쓴다는 건 복잡한 걸 줄이는 게 아닙니다. 흐름을 통일시키는 것, 그리고 그 출발이 바로 일주일치 캘린더 정리입니다.

이번 주도 한 번 플로우 캘린더로 업무를 정리해보세요. 그 순간부터, “이번 주에 뭘 해야 하지?”라는 고민이 확 줄어들 겁니다.